Guida all’organizzazione di un evento. Alcuni consigli pratici.

Dopo questo mio recente articolo, prima che me lo chiedeste ho voluto elencare alcuni consigli per la buona riuscita dell’organizzazione di un evento.

  1. Organizza un gruppo di lavoro.

Bisogna cavarsela da soli, ma anche se devi trasportare un semplice tavolo ti servono almeno altre due braccia.

Nell’organizzare questo gruppo circondati di persone sveglie, che abbiano voglia di fare. Sarebbe meglio se avessero le giuste competenze, ma se non conosci nessuno avere persone sveglie ti permette – mal che vada – di istruirle.

  1. Quando progetti le cose, pensa anche come poterle realizzare all’atto pratico.

Nell’organizzare la mostra mi sono accorto che tutti i miei progetti “ingegneristici” per quanto concerne l’esposizione e quindi i supporti dove installare le foto, l’impianto delle luci, ecc era tutto giusto. Il problema? Chi aveva mai fatto impianti elettrici? Chi aveva mai fatto nodi da pescatore con i cavi in nylon? (che mi servivano per appendere le foto) E tante altre cose che dalla teoria alla pratica erano davvero complicate.

  1. Poniti una scadenza e quando cerchi gli sponsor sii diretto.

Chiedi un certo quantitativo di soldi e poni una scadenza agli sponsor e a tutto il progetto. Se ti fanno aspettare e tu per cordialità li aspetti, alla fine non farai altro che rimandare sempre l’evento per mancanza di fondi.

  1. Calcola bene non solo i soldi, ma anche le tempistiche.

Quando chiedi preventivi non chiedere solo quanto costa, ma anche quanto tempo ci vuole per la realizzazione di quel prodotto/servizio.

Un esempio: per curare la pubblicità ti servono locandine, flyer, banner pubblicitari, ecc. Queste cose oltre avere un costo richiedono anche una certa tempistica e spesso aspettare un po’ di più fa risparmiare sui costi, ma potrebbe non essere in linea con le tempistiche necessarie.

E’ inoltre necessario che nel calcolo del budget necessario si consideri sempre una certa liquidità fuori budget per le famose “varie ed eventuali” che non sono poi così rare.

  1. Cura molto e spendi per la comunicazione.

La comunicazione è una cosa fondamentale. Non bisogna badare a spese e non bisogna limitare dei budget ristretti alla comunicazione e soprattutto all’informazione. Tutti devono sapere dove, come, quando, perché e cosa state organizzando. Utilizzate la pubblicità social a pagamento ma non dimenticate il vecchio e buon cartaceo, che in fin dei conti resta sempre gradito.
Non spammate, essere insistenti non serve a niente. Adottate delle strategie mirate.

  1. Scrivi tutto.

Non puoi rischiare di dimenticare le cose e soprattutto, se scrivi su dispositivi come pc, smartphone o tablet, fai in modo che tutti i dispositivi che utilizzi siano sincronizzati.

  1. Sii sfacciato.

Sicuramente ti serviranno favori da tantissime persone. A volte è davvero difficile, ma se qualcosa ci serve per quell’obiettivo, dobbiamo ottenerla.

  1. Occhio a chi ti affidi. 

Se paghi qualcuno per un qualsiasi servizio, assicurati che sia un professionista del settore, spenderai di più ma avrai meno rogne.

 

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